OKRs: lavorare per obiettivi

Sviluppo talenti, 19 Marzo 2020

Conoscendo dove vuoi arrivare è più probabile che tu ci possa riuscire, non credi? 

Per te che guidi un’Impresa o coordini un Team cos’è più importante, creare Valore o che le attività vengano fatte? Tutt’e due le cose non è una risposta valida: prima Valore o prima le attività che devono essere fatte?

Se la risposta è “ovviamente Valore” con questo articolo imparerai a impostare obiettivi che sfidano le Persone a creare successi. Se la risposta è “prima le attività” non proseguire, questo articolo non è per te.

Ad oggi la metodologia più efficace per la definizione degli obiettivi, il monitoraggio e il coinvolgimento delle Persone è OKRs (Objective and Key Results), una metodologia nata in seno a Intel e resa celebre da Google. Oggi è la metodologia più usata nella Silicon Valley e dalle Aziende più ambiziose di tutto il mondo.

Prima di comprendere come scrivere obiettivi efficaci devi avere chiare le differenze tra Obiettivi, Risultati Chiave e attività o iniziative.

Gli Obiettivi riguardano che cosa vuoi realizzare.

I Risultati Chiave definiscono i traguardi intermedi per realizzare il successo degli obiettivi.

Attività o iniziative riguardano quello che deve essere fatto per raggiungere i Risultati Chiave.

Lavorare per obiettivi riguarda solamente gli Obiettivi e i Risultati Chiave. Quando le linee guida del brand, la cultura aziendale e tutti i vincoli sono chiari, quello che deve essere fatto è affare di chi deve ottenere il successo degli obiettivi. Attività e iniziative non rientrano nel management per obiettivi.

Steve Jobs ha saputo spiegarlo molto bene:

Effetti positivi di lavorare con OKRs

Obiettivi ben definiti:

• In allineamento con la strategia consentono di creare Valore oltre il breve periodo.
• Permettono alle Persone di focalizzarsi sul Valore che deve essere creato.
• Aumentano il coinvolgimento e il senso di responsabilità.
• Mettendoli per iscritto questi diventano reali e vincolano ad agire per priorità.
• Generano una sana pressione per ambire all’eccellenza.
• Creano una cultura basata sulla creazione di Valore.

Effetti negativi di lavorare con OKRs

Obiettivi ben definiti:

• Mettono in crisi le Persone che adorano lo status quo.
• Mettono in crisi le Persone che non si assumono le responsabilità.
• Mettono in crisi le Persone che soffrono le scadenze.

Obiettivi

Gli Obiettivi (O) devono essere:

• significativi per l’Impresa;
• orientati all’azione e idealmente motivanti;
• aggressivi ma realistici.

Ci sono due tipi di Obiettivi:

1. Obiettivi Assolutamente da Superare (AdS).
2. Obiettivi Aspirazionali (Asp).

Obiettivi Assolutamente da Superare (AdS)

Gli Obiettivi Assolutamente da Superare (AdS) sono quelli prioritari, quelli per cui è richiesta massima focalizzazione e impegno. Questo tipo di obiettivo deve essere preso al 100%.

Esempi di Obiettivi AdS:

• O1: Ottenere ricavi record aumentando la marginalità.
• O2: Aumentare il coinvolgimento delle Persone nell’ottenere successi.
• O3: Incrementare sensibilmente il livello di sicurezza dei sistemi informativi.
• O4: Migliorare la soddisfazione dei Clienti.
• O5: Consolidare il posizionamento del Brand.

Obiettivi Aspirazionali

Gli Obiettivi Aspirazionali (Asp) sono quelli che fanno crescere l’Azienda e le Persone perché le spingono oltre lo status quo. Questo tipo di obiettivo è considerato un successo se è preso già al 50% (o anche meno).

Esempi di Obiettivi Asp:

• O1: Aumentare il volume di produzione 3x senza aumentare i costi.
• O2: Diventare il brand di categoria più acquistato nel mercato Italia.
• O3: Rendere Lean i nostri fornitori strategici.
• O4: Dematerializzare tutti i documenti e non acquistare più carta.
• O5: Permettere a tutte le Persone di lavorare 4 giorni anziché 5.

Risultati Chiave

I Risultati Chiave (RC) devono:

• descrivere esiti, non attività;
• esprimere inequivocabilmente il risultato da ottenere e i vincoli da rispettare (es. scadenza, budget, risorse…).

Ci sono due tipi di Risultati Chiave:

1. Risultati Chiave basati sulla creazione di Valore (l’esito che si vuole ottenere)
2. Risultati Chiave basati sulle Attività (quello delle scimmiette: fai questo e quest’altro)

Suggeriamo di utilizzare (quasi) rigorosamente i Risultati Chiave basati sulla creazione di Valore, in quanto i Risultati Chiave basati sulle Attività possono anche essere raggiunti al 100% senza conseguire alcun successo.

Un altro suggerimento importante ce lo regala Marissa Mayer:

E noi la pensiamo come lei.

Un Risultato Chiave ben scritto rispetta strutture simili a queste:

• Incrementare/Ridurre [esito] da X a Y (Δ%) rispetto a [periodo-precedente] entro [periodo]
• Superare del X% (da X a Y) [esito] entro [periodo]

Risultati Chiave basati sulla creazione di Valore

Esempi di Risultati Chiave basati sulla creazione di Valore.

O1: Ottenere ricavi record aumentando la marginalità.

• RC1: Superare del 20% (da € 10.000.000 a € 12.000.000) i ricavi al netto iva rispetto a Q2 dell’anno precedente entro fine Q2.
• RC2: Incrementare le forniture ricorrenti da 4.000 a 6.000 (+50%) rispetto a Q2 dell’anno precedente entro fine maggio.
• RC3: Ridurre i costi variabili da € 8.000.000 a € 7.200.000 (-10%) entro fine Q2.

O2: Aumentare il coinvolgimento delle Persone nell’ottenere successi.

• RC1: Almeno 72 Persone su 90 (80%) coinvolte su OKRs devono avere superato con successo almeno 2 Obiettivi definiti da loro entro fine Q2.
• RC2: Almeno 81 Persone su 90 (90%) coinvolte su OKRs devono avere superato con successo almeno 2 Obiettivi AdS entro fine Q2.
• RC3: La media del punteggio medio di autovalutazione di tutte le Persone (90) coinvolte su OKRs deve essere superiore a 7 entro fine Q2.

Risultati Chiave basati sulle Attività

Esempi di Risultati Chiave basati sulle Attività.

O1: Aumentare la notorietà del nostro brand

• RC1: acquistare liste di contatti per un totale di 20.000 indirizzi email entro fine marzo.
• RC2: avviare 1 campagna email (sequenza di 3 invii) completa sui contatti acquisiti entro fine aprile.
• RC3: avviare campagne a pagamento su Facebook e Instagram allocando € 60.000 entro fine aprile.

Coinvolgimento

Il modo più efficace per creare Obiettivi sfidanti, realistici e che motivano le Persone a impegnarsi fino al successo è coinvolgendo le Persone fin dal principio.

Il Leadership Team crea gli Obiettivi Aziendali Assolutamente da Superare, li condivide con i Responsabili dei Team ai quali è demandato il compito di creare insieme ai propri Team gli Obiettivi di Team e quelli Personali. Alle Persone insieme ai loro Responsabili il compito di proporre nuovi Obiettivi Assolutamente da Superare e Obiettivi Aspirazionali. Infine il Leadership Team li rivede e approva.

E’ un lavoro prima Top-Down, poi Bottom-Up.

Ritmo

Gli Obiettivi e Risultati Chiave vengono definiti, condivisi e validati per l’esecuzione ogni 3 mesi. In qualche caso ogni mese. Noi suggeriamo di lavorare su un orizzonte trimestrale.

La vera chiave del successo della metodologia OKRs sono gli incontri One-on-One (OoO). I OoO sono incontri di 25 minuti massimo che si tengono con regolarità svizzera ogni 2 settimane tra il Responsabile e ciascuna Persona del “suo” Team. Durante gli incontri si valutano l’avanzamento dei Risultati Chiave, eventuali ostacoli e nuove opportunità. Il Responsabile durante i OoO deve essere un Coach interessato soltanto a 2 cose:

1. supportare il coachee perché superi gli Obiettivi;
2. fare crescere professionalmente il coachee.

All’inizio del nuovo trimestre ciascuna Persona è tenuta ad autovalutarsi rispetto l’esito prodotto dal proprio impegno.

Senza incontri OoO la metodologia OKRs non funziona, dunque se tu e la tua Impresa non siete pronti a programmare ricorrentemente questi incontri lasciate perdere. Vale per OKRs come per qualsiasi altro metodo di lavoro per Obiettivi.

Iniziare a lavorare per Obiettivi

Da fare:

• Inizia assegnando pochi Obiettivi Assolutamente da Superare e ben focalizzanti. Massimo 3. Evita di dare o chiedere obiettivi Aspirazionali almeno per i primi 2 trimestri di lavoro.
• Inizia assegnando pochi Risultati Chiave basati sulla creazione di Valore per Obiettivo (max 5).
• Tutte le Persone devono potere vedere gli OKRs degli altri colleghi, in questo modo si genera una sana pressione. In fondo a questo articolo trovi il link per accedere a una dashboard per gli OKRs fatta con Google Spreadsheets, copiala.
• Aiuta le Persone a focalizzarsi sul risultato e sulle soluzioni, non sui problemi.

Da non fare:

• Non collegare le provvigioni o gli incentivi di natura economica agli Obiettivi e Risultati Chiave.
• Non mettere le Persone in competizione, crea le condizioni perché collaborino.
• Non mettere i Team in competizione, crea le condizioni perché collaborino.

Dashboard per gli OKRs

A questo link trovi la Dashboard per gli OKRs con cui introduciamo la metodologia ai nostri Clienti.

Prima di acquistare una piattaforma professionale ti suggeriamo di fare pratica con la nostra dashboard, ha funzionato anche per Imprese fino a 200 Persone.

Ogni trimestre copia questa dashboard e scrivi gli Obiettivi e Risultati Chiave aziendali, poi condividila con i Team. Ogni Team creerà un nuovo foglio di lavoro per ciascuna Persona in modo che tutti possano vedere i risultati di tutto.

Conclusione

3-4 Trimestri di esercizio sono necessari per prendere dimestichezza con OKRs e creare una sana cultura basata sui risultati, e con volontà e disciplina i successi arriveranno.

Se pensi che la metodologia OKRs possa servire al tuo Team di lavoro o alla tua Impresa ti invitiamo a partecipare al corso gratuito OKRs Essenziale. O in alternativa segnalalo alle Persone disponibili al cambiamento con cui lavori.

Questa metodologia è parte del nostro programma di Sviluppo talenti. Se desideri avere più informazioni contattaci, siamo sempre a disposizione per un caffè virtuale.

Pubblicato nella categoria Sviluppo talenti, il 19 Marzo 2020.