Esecuzione, 18 Gennaio 2024
Le Piccole e Medie Imprese (PMI) si trovano ad affrontare una sfida critica: l’identificazione e la gestione dei fenomeni guastatori, quegli elementi insidiosi e spesso trascurati che possono influenzare negativamente l’esecuzione. Questi fenomeni possono insinuarsi silenziosamente nelle dinamiche aziendali, diminuendo la produttività e compromettendo il successo a lungo termine.
Una PMI, con le sue dimensioni ridotte e la sua struttura spesso agile, può essere particolarmente vulnerabile agli effetti destabilizzanti di tali fenomeni.
L’obiettivo di questa guida è fornire ai CEO delle PMI gli strumenti e le conoscenze necessarie per identificare i fenomeni guastatori all’interno delle proprie aziende e per implementare pratiche che ne contrastino gli effetti negativi. Attraverso un approccio che combina cultura aziendale e pratiche operative, sarà possibile non solo mitigare i rischi associati a questi fenomeni, ma anche trasformarli in opportunità di crescita e miglioramento continuo.
Identificazione dei fenomeni guastatori
Identificare questi fenomeni è il primo passo per creare una strategia efficace per mitigarli. Ecco alcuni dei fenomeni guastatori più comuni e le loro manifestazioni nelle PMI:
1. Sindrome dello Studente:
– Questo fenomeno descrive la tendenza a rimandare l’inizio del lavoro fino a quando non si avvicina pericolosamente la scadenza. Questa abitudine porta spesso a risultati affrettati e di qualità inferiore.
– Manifestazione nelle PMI: un team di progetto che inizia a lavorare su un’importante consegna solo pochi giorni prima della scadenza, portando a soluzioni non ottimali, ammesso e non concesso non ritardi la consegna, e stress inutili.
2. Legge di Parkinson:
– Secondo questo principio, “il lavoro si espande fino a occupare tutto il tempo disponibile per il suo completamento”. Questo significa che anche i compiti più semplici possono venire dilatati inutilmente nel tempo.
– Manifestazione nelle PMI: i dipendenti spendono un’intera settimana per completare attività che realisticamente avrebbero potuto richiedere solo un paio di giorni, impiegando così inefficientemente il tempo a disposizione.
3. Auto-Protezione:
– In questo caso, i lavoratori tendono a non completare i compiti in anticipo per evitare di ricevere ulteriore lavoro. Questo atteggiamento può limitare la produttività e la crescita personale.
– Manifestazione nelle PMI: un impiegato che rallenta volontariamente il proprio ritmo di lavoro per evitare di assumersi più responsabilità, influenzando negativamente il flusso di lavoro generale.
4. Caduta del Testimone:
– Si verifica quando una consegna anticipata non si traduce in un guadagno di tempo complessivo perché la persona o il team successivo nella catena operativa non sono stati adeguatamente informati o preparati.
– Manifestazione nelle PMI: un reparto completa il suo lavoro in anticipo, ma il reparto successivo non è pronto a prendere il testimone, causando un tempo morto che annulla il vantaggio ottenuto.
Una volta identificati, è possibile sviluppare strategie mirate per affrontarli, migliorando l’efficienza operativa e promuovendo una cultura lavorativa più produttiva e meno stressante.
Le 5+2 disfunzioni organizzative che ogni CEO deve conoscere
Per guidare efficacemente una PMI, è fondamentale comprendere le “5+2 disfunzioni organizzative” che possono sabotare l’esecuzione della strategia aziendale. Queste disfunzioni, se non riconosciute e gestite, possono erodere la salute organizzativa e compromettere il successo a lungo termine.
1. Mancanza di fiducia:
– La fiducia è il fondamento di ogni team efficiente. La mancanza di fiducia porta a una comunicazione inibita e a una collaborazione limitata.
– Mitigazione: promuovere la trasparenza, incoraggiare il feedback aperto e costruire relazioni interpersonali solide all’interno del team.
2. Paura del conflitto:
– Un ambiente in cui si evita il conflitto può sembrare pacifico, ma spesso conduce a decisioni non sfidate e a una mancanza di innovazione.
– Mitigazione: creare una cultura dove il disaccordo è visto come un’opportunità per esplorare nuove idee e soluzioni.
3. Mancanza di impegno:
– Senza un chiaro impegno verso obiettivi comuni, i team possono perdere la direzione e l’entusiasmo.
– Mitigazione: Stabilire obiettivi chiari e condivisi, e coinvolgere tutti i membri del team nel processo decisionale.
4. Paura delle responsabilità:
– Se i membri del team non si assumono la responsabilità delle loro azioni, gli errori non vengono corretti e le opportunità di crescita vengono perse.
– Mitigazione: stabilire aspettative chiare, assegnare responsabilità specifiche e incoraggiare un senso di proprietà del lavoro.
5. Mancanza di attenzione ai risultati:
– Quando i team perdono di vista l’obiettivo finale, possono concentrarsi su obiettivi minori o personali a scapito dei risultati aziendali.
– Mitigazione: mantenere un focus costante sugli obiettivi aziendali, celebrare i successi condivisi e analizzare periodicamente i progressi.
Le “2 disfunzioni aggiuntive” comprendono:
6. Scarsa comunicazione:
– La comunicazione inefficace è un ostacolo significativo all’esecuzione strategica, portando a incomprensioni e inefficienze.
– Mitigazione: investire in strumenti di comunicazione efficaci, formare i dipendenti sulle competenze comunicative e assicurarsi che le informazioni siano chiare e accessibili.
7. Resistenza al cambiamento:
– Le PMI devono essere agili e adattabili, ma la resistenza al cambiamento può limitare la crescita e l’innovazione.
– Mitigazione: gestire il cambiamento con cura, coinvolgere i dipendenti nei processi di cambiamento e comunicare chiaramente i benefici e gli obiettivi del cambiamento.
Riconoscere e affrontare queste “5+2 disfunzioni organizzative” è essenziale per i CEO delle PMI che mirano a migliorare l’esecuzione della strategia aziendale. Attraverso la comprensione e l’attuazione di strategie mirate per mitigare queste disfunzioni, è possibile creare un ambiente lavorativo più coeso, efficiente e produttivo.
Modello Waterfall vs Modello Agile – Una visione olistica con pratiche Anti-Guastatori
Nell’esplorazione dei modelli di lavoro Waterfall e Agile, è fondamentale considerare anche le pratiche anti-guastatori. Ecco come queste pratiche possono essere integrate in entrambi i modelli di gestione del lavoro:
1. Rimozione dei margini di sicurezza (Buffer):
– Invece di incorporare ampi margini di sicurezza nelle stime di tempo per ciascuna attività, la pianificazione dovrebbe puntare a chiudere secondo la stima più probabile. Questo approccio incoraggia un uso più efficiente del tempo e riduce la tendenza a dilatare il lavoro.
– Applicazione in Waterfall e Agile: nei progetti Waterfall, questo significa stime più realistiche per ogni fase. In Agile, si traduce in sprint più concentrati e focalizzati.
2. Aggregazione di tutti i Buffer a fine progetto:
– Invece di distribuire buffer di tempo lungo tutto il progetto, si raccomanda di inserire un unico buffer di progetto alla fine dell’ultima attività, pari al 40% della somma dei buffer iniziali. Questo permette una gestione più flessibile e strategica del tempo extra.
– Applicazione in Waterfall e Agile: in Waterfall, il buffer finale aiuta a gestire ritardi inaspettati senza influenzare le fasi intermedie. In Agile, può essere usato per affinare le iterazioni finali del prodotto.
3. Adozione dell’approccio ALAP (As Late As Possible):
– Questa pratica prevede di iniziare le attività il più tardi possibile, riducendo così il tempo morto tra le varie fasi. Aiuta a mantenere alta la concentrazione e l’urgenza.
– Applicazione in Waterfall e Agile: in Waterfall, questo approccio può aiutare a ridurre i tempi di inattività tra le fasi. In Agile, favorisce la focalizzazione e l’immediata risposta ai feedback.
4. Inserimento dei Resource Buffer:
– Prevedere un sistema in cui la persona responsabile di una certa fase del progetto avvisa in anticipo il team o la persona incaricata della fase successiva. Ciò assicura una transizione fluida e impedisce la “caduta del testimone”.
– Applicazione in Waterfall e Agile: in Waterfall, questo sistema assicura che le diverse fasi si colleghino senza intoppi. In un ambiente Agile, facilita una collaborazione continua e tempestiva tra i team.
È importante personalizzare e adattare queste pratiche in base alle specifiche esigenze e alla realtà operativa dell’azienda.
Come attuare un approccio personalizzato
Entrambi i modelli, Waterfall e Agile, hanno i loro punti di forza e di debolezza nel contesto dei fenomeni guastatori. La chiave per un’applicazione efficace non sta nell’adottare rigidamente un modello piuttosto che l’altro, ma nel personalizzare l’approccio in base alle specificità dell’organizzazione, alle sue esigenze e ai suoi obiettivi strategici.
– Esempio pratico: una PMI potrebbe adottare un modello ibrido, dove utilizza una pianificazione waterfall per iniziative semplici o complicate di cui è certa delle tempistiche delle lavorazioni, mentre utilizza una pianificazione agile per iniziative complesse di cui non può essere certa delle tempistiche di risoluzione
Come inserire anche efficienza nel processo decisionale
La capacità di prendere decisioni rapide ed efficaci è cruciale in ogni contesto aziendale, ma diventa ancora più rilevante nelle PMI, dove ogni scelta può avere un impatto immediato e significativo. Una decision making efficiente aiuta a contrastare la procrastinazione e la sindrome dello studente, promuovendo un’azione tempestiva e la conclusione dei progetti entro i termini stabiliti.
– Migliorare il processo decisionale: per ottimizzare la presa di decisioni, è essenziale stabilire processi chiari, delegare responsabilità e definire scadenze realistiche. Questo approccio riduce l’ambiguità e la tendenza a procrastinare, incoraggiando i team a focalizzarsi sull’obiettivo e a procedere con determinazione.
– Esempio pratico: inserimento di riunioni settimanali di coordinamento, dove i progressi di ciascun dipartimento vengono discussi e le decisioni necessarie vengono prese rapidamente, evitando ritardi e indecisioni.
Creazione di una cultura aziendale consapevole e proattiva per evitare i fenomeni guastatori
Una cultura aziendale forte e positiva è essenziale per affrontare efficacemente i fenomeni guastatori. Una cultura che promuove la trasparenza, l’accountability e l’impegno può mitigare molte delle disfunzioni organizzative comuni.
Promozione della trasparenza e dell’accountability:
– Creare un ambiente dove la comunicazione aperta è valorizzata e dove ogni membro del team si sente responsabile non solo per il proprio lavoro, ma anche per l’andamento generale dell’azienda.
– Esempio pratico: incentivare i dipendenti a condividere idee e preoccupazioni in riunioni regolari, creando un clima di fiducia reciproca.
Valorizzazione dell’impegno e della crescita personale:
– Incoraggiare i dipendenti a impegnarsi attivamente nel loro lavoro e nella crescita personale e professionale. Questo può tradursi in una maggiore soddisfazione lavorativa e in un minor rischio di procrastinazione e disimpegno.
– Esempio pratico: offrire opportunità di formazione e sviluppo professionale, così come riconoscere e celebrare i successi individuali e di squadra.
Promozione del feedback continuo e del miglioramento continuo:
– Stabilire meccanismi per il feedback continuo, permettendo un aggiustamento costante delle pratiche di lavoro in base alle esigenze e ai feedback dei dipendenti.
– Esempio pratico: implementare revisioni regolari dei progetti dove i team possono discutere ciò che funziona, ciò che non funziona e come migliorare.
Mentre ci avviciniamo la conclusione di questa guida, è il momento di trasformare le parole in azione. Come CEO di una PMI, hai ora a disposizione una serie di strumenti e strategie per affrontare i fenomeni guastatori che possono influenzare l’esecuzione della tua strategia aziendale. Tuttavia, la vera efficacia di queste strategie si manifesta solo attraverso la loro applicazione pratica e il loro adattamento alle specificità della tua azienda.
Prendi queste idee e sperimenta all’interno della tua organizzazione. Non tutti i suggerimenti potrebbero essere immediatamente applicabili o adatti alla tua situazione specifica, ma anche il processo di valutazione e adattamento di queste strategie può offrire intuizioni preziose.
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Pubblicato nella categoria Esecuzione, il 18 Gennaio 2024.