KAIZEN™: come sfruttare questo metodo per migliorare la tua PMI

Esecuzione, 29 Dicembre 2023

Il Kaizen, termine giapponese che significa miglioramento continuo, trascende la semplice definizione di metodologia per diventare una filosofia aziendale profondamente radicata. Questo approccio, nato nel contesto industriale giapponese, si basa sulla premessa che ogni aspetto del business, non importa quanto piccolo, può e deve essere continuamente migliorato. 

Questa filosofia si basa sul coinvolgimento di ogni singolo membro dell’organizzazione, dalla dirigenza alle persone che lavorano in azienda, per creare un ambiente in cui ogni voce è importante e ogni idea può contribuire al successo complessivo. 

Per le PMI, adottare il Kaizen significa abbracciare un mindset di flessibilità e resilienza, perché offre un quadro strutturato per migliorare i processi esistenti, ridurre gli sprechi, migliorare la qualità e incrementare l’efficienza operativa. Ciò che rende il Kaizen particolarmente efficace per le PMI è la sua adattabilità, consentendo alle aziende di essere implementato a vari livelli, in base alle proprie esigenze e risorse.

Adottare Kaizen significa fare due cose: 

1) adottare una filosofia per cui le persone possono osservare quotidianamente aree di miglioramento del lavoro, e migliorare; 

2) revisionare periodicamente il lavoro in team, sperimentare nuove impostazioni e, dati alla mano, valutare il risultato e i miglioramenti ottenuti.

Origini e Filosofia del KAIZEN™

Il concetto di Kaizen affonda le sue radici nel Giappone del dopoguerra, un periodo in cui il Paese cercava attivamente modi per ricostruire e rinvigorire la propria economia. 

L’approccio si basa sulla convinzione che non esista un limite alla perfezione e che ogni processo, sistema o metodologia all’interno dell’azienda possa essere costantemente affinato e migliorato: invece di cercare cambiamenti radicali o innovazioni dirompenti, il Kaizen si concentra su modifiche incrementali e sostenibili. 

Questa filosofia valorizza l’idea che piccoli miglioramenti quotidiani possano accumularsi nel tempo, portando a trasformazioni significative nell’efficienza, nella qualità e nella produttività, la base di ogni esecuzione che ambisce alla crescita.

Principi Fondamentali del KAIZEN™

Il Kaizen, nella sua essenza, si fonda su una serie di principi fondamentali che ne delineano la portata e l’efficacia. Al centro di questi principi c’è l’idea del miglioramento continuo, una filosofia che permea tutti gli aspetti dell’azienda. Questo non significa solamente perfezionare i processi produttivi o ottimizzare le risorse, ma anche affinare le competenze del personale, migliorare la comunicazione interna e rafforzare le relazioni con clienti e fornitori (Spesso non serve nemmeno l’uso di nuove tecnologie.)

Un altro principio cardine del Kaizen è l’inclusione e il coinvolgimento attivo di tutti, dalla dirigenza ai lavoratori di prima linea. Questo approccio democratizza l’innovazione e la crescita, permettendo a ogni membro dell’organizzazione di contribuire con le proprie idee e soluzioni. La partecipazione attiva stimola un senso di appartenenza e responsabilità, facendo sentire ogni individuo parte integrante del processo di miglioramento. Inoltre, la diversità di prospettive e competenze contribuisce a un brainstorming più ricco e a soluzioni più creative e inclusive.

Ma non solo: il Kaizen è caratterizzato dalla ricerca costante dell’efficienza. Questo non si limita alla semplice riduzione dei costi o all’aumento della velocità di produzione, ma include anche l’efficienza nell’utilizzo delle risorse, la minimizzazione degli sprechi e l’ottimizzazione dei flussi di lavoro. L’efficienza, nel contesto del Kaizen, è vista come un mezzo per creare valore aggiunto, non solo per l’azienda ma anche per i clienti e per la società nel suo insieme. 

Come sfruttare il KAIZEN™ nelle PMI

Il Kaizen è adatto alle peculiarità e alle sfide che caratterizzano le Piccole e Medie Imprese (PMI). Questa metodologia non impone un modello rigido, ma incoraggia ogni azienda a modellarlo secondo le proprie dimensioni, cultura e specifiche esigenze operative.

Le PMI possono iniziare con piccoli passi, concentrando gli sforzi su aree critiche o processi chiave, e poi espandere gradualmente l’approccio Kaizen ad altri aspetti dell’azienda. Questo permette una gestione del cambiamento più controllata e meno onerosa, riducendo il rischio di interruzioni operative e di sovraccarico per il personale.

Uno degli aspetti più potenti del Kaizen per le PMI è la sua capacità di integrarsi armoniosamente con la cultura aziendale esistente, valorizzando e sfruttando le competenze e le conoscenze interne: invece di imporre cambiamenti dall’alto, il Kaizen incoraggia l’innovazione dal basso, permettendo alle risorse di contribuire attivamente al processo di miglioramento. Ciò riuscirà al meglio se i responsabili e tutte le persone coinvolte sospenderanno il giudizio su di loro e sui colleghi. L’obiettivo è migliorare processi, metodi di lavoro e prodotti, criticare il passato o cercare colpevoli. Kaizen avrà successo se ci sarà questa attenzione.

Implementazione pratica del KAIZEN™ nelle PMI

L’adozione del Kaizen in un’organizzazione inizia con un impegno profondo e genuino nei confronti di una cultura aziendale incentrata sul miglioramento continuo. Questo non è semplicemente un cambiamento nei processi o nelle procedure, ma piuttosto una trasformazione nella mentalità e nell’approccio di tutti i membri dell’azienda. 

Il primo passo pratico nell’implementazione del Kaizen è l’identificazione accurata delle aree che necessitano di miglioramento. Questo può variare da processi produttivi, a flussi di lavoro amministrativi, fino alle interazioni con i clienti. L’analisi dovrebbe essere inclusiva e dettagliata e tenere conto del feedback e delle osservazioni di risorse di tutti i livelli. Il nostro suggerimento è quello di partire dalle aree dell’azienda che hanno interazioni con i clienti e i potenziali clienti. A ritroso si seguiranno tutti i processi interni che consentono all’azienda di offrire la migliore esperienza prima, durante e dopo l’acquisto.

Dopo aver identificato le aree di miglioramento, è essenziale stabilire obiettivi chiari e realistici. Ricorda: non sono richieste innovazioni radicali, ma piccoli interventi incrementali misurabili. Questi obiettivi dovrebbero essere specifici, misurabili, raggiungibili, rilevanti e temporizzati (SMART). 

Di seguito alcuni esempi di obiettivi di Kaizen (miglioramento continuo):

1. Ridurre il tempo medio di ciclo del processo di produzione del 15% entro il prossimo trimestre.
2. Aumentare la percentuale di prodotti conformi agli standard di qualità dal 90% al 95% entro il prossimo semestre.
3. Ridurre il costo dei materiali di produzione del 10% entro la fine dell’anno corrente.
4. Incrementare l’efficienza del processo di assemblaggio, riducendo il numero di passaggi coinvolti del 20% nei prossimi sei mesi.
5. Ridurre il tempo medio di attesa dei clienti in coda al servizio clienti del 25% entro il prossimo trimestre.
6. Migliorare il tasso di utilizzo delle risorse umane nel reparto di produzione, raggiungendo un tasso di utilizzo del 90% delle ore lavorative disponibili nei prossimi tre mesi.
7. Eliminare completamente una fonte di spreco specifica, come il sovra-lavoro, entro il prossimo anno.
8. Ridurre il consumo di energia elettrica del 10% entro la fine dell’anno corrente.
9. Aumentare il numero di suggerimenti per il miglioramento continuo da parte dei dipendenti del 20% nei prossimi sei mesi.
10. Incrementare il margine di profitto lordo del 5% attraverso il miglioramento continuo dei processi nei prossimi due anni.

In parallelo alla definizione degli obiettivi, è fondamentale anche sviluppare un senso di responsabilità per la cura e l’ottimizzazione del lavoro tra le persone. Ciò si ottiene coinvolgendole attivamente nel processo, incoraggiandole a proporre idee e soluzioni e a partecipare alle decisioni su come raggiungere gli obiettivi stabiliti. 

Strumenti e tecniche per implementare il KAIZEN™ nelle PMI

Nel contesto del Kaizen, strumenti come il 5S e il ciclo PDCA rivestono un ruolo cruciale, perché forniscono un framework strutturato per il miglioramento continuo. Questi strumenti non sono solo metodologie operative, ma rappresentano anche un approccio filosofico verso l’efficienza e l’ordine.

Il 5S, un sistema originario del Giappone, è composto da cinque fasi: 

1. Sort (Selezione)
2. Set in order (Sistematizzazione)
3. Shine (Pulizia)
4. Standardize (Standardizzazione)
5. Sustain (Sostentamento)

Questo metodo è progettato per organizzare il posto di lavoro in modo efficiente e logico, riducendo gli sprechi di tempo e risorse e migliorando la sicurezza e la produttività. 

Iniziando con la rimozione degli oggetti non necessari (Sort) e organizzando quelli rimanenti in un modo logico e facilmente accessibile (Set in order), il 5S crea un ambiente di lavoro più ordinato e funzionale. La fase di Shine si concentra sulla pulizia e sulla manutenzione, mentre Standardize stabilisce norme e procedure per mantenere questo ordine. Infine, Sustain riguarda il mantenimento di questi standard nel tempo, incoraggiando una cultura di disciplina e responsabilità tra i dipendenti.

Il ciclo PDCA, d’altra parte, è un processo iterativo che consiste in quattro fasi: 

1. Plan (Pianificazione)
2. Do (Esecuzione)
3. Check (Controllo)
4. Act (Azione)

Questo modello aiuta le organizzazioni a gestire e guidare il cambiamento. Nella fase di Pianificazione, si definiscono gli obiettivi e si sviluppano piani per raggiungerli. Durante l’Esecuzione, si implementano questi piani. La fase di Controllo prevede il monitoraggio dei risultati e il confronto con gli obiettivi prefissati. Infine, l’Azione utilizza le informazioni raccolte per apportare aggiustamenti e miglioramenti. Il ciclo PDCA promuove un approccio sistematico al problem solving e all’innovazione, permettendo alle aziende di apprendere dai propri errori e di adattare continuamente le loro strategie.

Insieme, il 5S e il ciclo PDCA offrono un set di strumenti utili per il miglioramento continuo nei contesti aziendali. Forniscono un meccanismo per ordinare, pulire, controllare e perfezionare i processi, garantendo che le attività quotidiane siano condotte in modo più efficiente e che l’organizzazione sia sempre orientata verso il miglioramento e l’innovazione.

Come misurare l’andamento e i benefici derivanti dall’utilizzo del KAIZEN™ 

Nell’ambito dell’implementazione del Kaizen, la definizione di metriche specifiche e significative è fondamentale per valutare in modo oggettivo l’impatto delle varie iniziative. Queste metriche fungono da bussola per orientare gli sforzi di miglioramento e fornire una chiara indicazione del progresso verso gli obiettivi aziendali. 

Una delle principali metriche da considerare è la riduzione dei costi. Attraverso l’adozione del Kaizen, le aziende mirano a rendere più efficienti i loro processi, eliminando gli sprechi e ottimizzando l’utilizzo delle risorse. Questo può tradursi in una diminuzione dei costi operativi, che può essere misurata attraverso parametri quali la riduzione della spesa per materiali, la diminuzione dei costi energetici o la riduzione del tempo necessario per completare determinati processi.

Un’altra metrica essenziale è il miglioramento della qualità. Il Kaizen si concentra non solo sull’efficienza, ma anche sulla qualità dei prodotti o servizi offerti. Misurare il miglioramento della qualità può avvenire attraverso indicatori come la riduzione del tasso di difetti, l’aumento della soddisfazione del cliente o la diminuzione delle reclamazioni e dei resi. Questi indicatori aiutano a comprendere se le iniziative di miglioramento stanno effettivamente portando a un incremento del valore per il cliente.

Infine, l’aumento della produttività è un altro aspetto cruciale da valutare. Il Kaizen mira a ottimizzare i processi lavorativi, permettendo di realizzare più con meno sforzo. Metriche come l’aumento della produzione per unità di tempo, la riduzione dei tempi di inattività o l’aumento della capacità produttiva possono essere utilizzate per misurare i miglioramenti in questo ambito.

Come iniziare il percorso di miglioramento nella tua PMI

Il percorso verso l’eccellenza operativa attraverso il Kaizen inizia ora. Questo è il momento ideale per imbarcarsi in questo viaggio trasformativo che porterà la tua azienda verso nuovi orizzonti di efficienza e innovazione: inizia coinvolgendo il tuo team in questo processo di miglioramento continuo, stabilisci obiettivi chiari e misurabili che riflettano le tue ambizioni aziendali e inizia a tracciare il cammino verso il successo.

Se senti la necessità di supporto o vuoi approfondire come il Kaizen possa essere introdotto specificamente alla tua azienda, contattaci. La nostra squadra è pronta ad accompagnarti in ogni fase del tuo percorso, dallo sviluppo di una strategia personalizzata all’implementazione pratica e al monitoraggio dei risultati.

Insieme, possiamo trasformare le sfide in opportunità e guidare la tua azienda verso un futuro di successo e innovazione continua.

Pubblicato nella categoria Esecuzione, il 29 Dicembre 2023.