Strategia, 17 Gennaio 2024
L’Automazione Robotica dei Processi (RPA) è una soluzione innovativa capace di trasformare radicalmente il modo in cui le PMI gestiscono le loro operazioni quotidiane. L’RPA permette di automatizzare compiti ripetitivi e basati su regole, liberando le risorse da mansioni monotone e permettendo loro di concentrarsi su attività a maggior valore aggiunto. Questa tecnologia non richiede modifiche ai sistemi IT esistenti, quindi si tratta di una soluzione accessibile e scalabile per le PMI, indipendentemente dalla loro maturità tecnologica.
Attraverso l’uso di “robot software“, che emulano le azioni umane nell’interfacciarsi con vari sistemi e applicazioni, l‘RPA offre una strada verso una maggiore eccellenza operativa e maggiore scalabilità.
Cos’è l’Automazione Robotica dei Processi (RPA)?
L’Automazione Robotica dei Processi, comunemente nota come RPA, è una forma di tecnologia che utilizza robot software o “bot” per automatizzare attività ripetitive e basate su regole, tipicamente svolte dagli esseri umani.
Questi bot sono capaci di interagire con sistemi informatici e software in modo simile a un operatore umano, ma con una maggiore velocità e precisione. L’RPA non è solo un semplice strumento di automazione; è una piattaforma trasversale che può essere integrata in diversi tipi di applicazioni e processi aziendali, senza la necessità di modificare i sistemi esistenti.
Un esempio classico di utilizzo dell’RPA è nel processo di inserimento dati. Immaginate un bot che legge automaticamente i dati da una fattura estera in .PDF e li inserisce sia nel vostro sistema di contabilità, sia nel vostro strumento per il controllo di gestione, replicando le azioni che un impiegato avrebbe eseguito manualmente.
Differenza tra RPA e altre forme di Automazione
A differenza delle tradizionali automazioni IT, l’RPA si distingue per la sua flessibilità e facilità di implementazione. Mentre l’automazione tradizionale richiede spesso codifica intensiva e una profonda integrazione con i sistemi esistenti, l’RPA opera a livello di interfaccia utente, mimando le azioni che un utente umano farebbe, ad esempio aprire e lavorare da browser, da interfaccia excel o altra interfaccia software nativa. Questo la rende un’opzione ideale per le PMI che non dispongono di personale IT senior o particolarmente skillato.
Inoltre, a differenza dell’intelligenza artificiale e del machine learning che richiedono grandi set di dati per l’apprendimento e l’adattamento, l’RPA segue regole predefinite e scenari specifici, così da essere più controllabile e prevedibile, ripetendo o migliorando gli stessi processi che già esegue il personale interno.
Vantaggi dell’RPA per le PMI
- Riduzione dei costi e aumento dell’efficienza
Uno dei principali vantaggi dell’RPA per le PMI è la significativa riduzione dei costi operativi. I robot software sono in grado di lavorare 24 ore su 24, aumentando notevolmente l’output di lavoro rispetto a quello umano. Ciò si traduce in un risparmio di tempo e risorse.
- Miglioramento della precisione e riduzione degli errori
L’RPA contribuisce anche a migliorare la precisione nell’esecuzione dei compiti. Essendo basati su regole e algoritmi, i robot riducono significativamente il margine di errore, soprattutto in compiti ripetitivi e manuali come l’elaborazione dei dati. Questo aumenta l’affidabilità dei processi aziendali e migliora la qualità del servizio offerto ai clienti.
3) Scalabilità e flessibilità dell’RPA
L’RPA offre alle PMI una soluzione scalabile e flessibile. I bot possono essere facilmente configurati e adattati a nuovi processi e questa agilità è particolarmente preziosa per le PMI, che spesso necessitano di adattarsi velocemente a nuove opportunità o sfide.
Caso studio: impatto dell’RPA sui processi amministrativi in una PMI
Un caso studio condotto da Forrester esemplifica i benefici dell’RPA in una PMI.
In questo studio, una PMI ha implementato l’RPA per automatizzare vari processi amministrativi e operativi. Il risultato è stato non solo un aumento dell’efficienza e della precisione, ma anche un miglioramento significativo nell’impegno dei dipendenti. I lavoratori hanno riferito una maggiore soddisfazione lavorativa, poiché sono stati sollevati da compiti ripetitivi e hanno potuto concentrarsi su attività più strategiche e gratificanti.
Inoltre, la riduzione del carico di lavoro ripetitivo ha permesso alle persone di dedicare più tempo all’innovazione e al miglioramento dei processi aziendali. Questo caso studio dimostra che l’RPA non solo ottimizza le operazioni, ma può anche giocare un ruolo cruciale nel migliorare l’ambiente lavorativo e stimolare la creatività e l’innovazione all’interno delle PMI.
Implementazione dell’RPA: una guida pratica
L’implementazione dell’RPA nelle PMI inizia con una pianificazione strategica. Il primo passo è definire gli obiettivi specifici che si vogliono raggiungere con l’RPA, come l’aumento dell’efficienza operativa o la riduzione dei costi. Successivamente, è fondamentale identificare i processi aziendali che trarranno maggior beneficio dall’automazione. Questi processi dovrebbero essere ripetitivi, basati su regole, e con un volume elevato di lavoro.
Step 1: identificazione dei processi adatti all’Automazione
La selezione dei processi giusti è cruciale. È necessario individuare quelli che, se automatizzati, possono portare il massimo valore aggiunto. Alcuni processi candidati ideali per l’RPA includono l’inserimento dati, l’elaborazione di fatture e la gestione delle richieste dei clienti. La chiave è trovare attività che sono attualmente tempo-intensive, soggette a errori, e che non richiedono decisioni complesse basate su giudizi umani.
Step 2: selezione del giusto software di RPA
Il mercato offre diverse soluzioni RPA, ognuna con caratteristiche specifiche. La selezione dovrebbe essere basata sulle esigenze specifiche dell’azienda, la facilità di integrazione con i sistemi esistenti e la facilità d’uso. È consigliabile valutare diverse opzioni e, se possibile, sperimentare con versioni demo o piloti prima di effettuare un investimento completo.
Step 3: formazione del personale e integrazione con i sistemi esistenti
Una volta selezionato il software, è essenziale formare il personale sull’uso dell’RPA. Ciò include non solo il team IT, ma anche gli utenti finali che interagiranno con i bot. Parallelamente, l’RPA deve essere integrata con i sistemi esistenti in modo fluido, per garantire una transizione senza interruzioni e massimizzare l’efficacia.
Esempi concreti e reali di RPA implementate
L’RPA ha trovato applicazioni in numerosi settori e processi, tra cui:
- Monitoraggio delle Scorte: il software RPA può generare report periodici sullo stato delle scorte a magazzino, segnalando eventuali discrepanze o problemi che necessitano di attenzione.
- Ordini automatici: quando il livello di una certa merce scende sotto una soglia prestabilita, il sistema RPA può generare automaticamente un ordine di acquisto e inviarlo al fornitore senza intervento umano.
- Screen Pop: Quando un cliente chiama, il sistema RPA può identificare automaticamente il chiamante attraverso il numero di telefono e far apparire sullo schermo dell’operatore le informazioni rilevanti del cliente, come dati personali, storico acquisti e interazioni precedenti.
- Aggiornamento dei Sistemi CRM: Dopo ogni interazione con il cliente, il software RPA può aggiornare automaticamente i sistemi di Customer Relationship Management (CRM) con i dettagli della chiamata, comprese le note dell’operatore e le azioni intraprese.
- Conformità e Controllo di Qualità: Il software può monitorare le chiamate al servizio clienti per assicurarsi che vengano seguite le procedure appropriate e che siano rispettati gli standard di qualità e conformità.
- Raccolta Dati: Il software RPA può essere programmato per raccogliere automaticamente dati da vari sistemi e fonti, come vendite, spese, flussi di cassa, ecc. Questo elimina la necessità di raccolta manuale, riduce gli errori e risparmia tempo.
- Elaborazione e Analisi dei Dati: Una volta raccolti, i dati possono essere automaticamente elaborati e analizzati. Il software può eseguire calcoli complessi, come varianze di budget, analisi delle tendenze e proiezioni, senza intervento umano.
- Conformità e Audit: Il software può garantire che i processi di budgeting e forecasting siano conformi agli standard regolamentari e interni, facilitando anche i processi di audit grazie alla tracciabilità e alla documentazione automatica delle operazioni.
- Identificazione e Qualificazione dei Lead: il RPA può automatizzare il processo di raccolta e analisi dei dati da diverse fonti (siti web, social media, piattaforme di marketing, ecc.) per identificare potenziali clienti (lead). Il sistema può poi qualificare questi lead in base a criteri specifici, come l’interesse dimostrato, il budget, o la probabilità di acquisto.
- Gestione delle Email e delle Comunicazioni: Il RPA può essere programmato per inviare automaticamente email personalizzate ai lead, basandosi su determinati trigger o comportamenti, come la visita di una specifica pagina web o l’apertura di una precedente email.
- Controllo e Convalida dei Contratti: il sistema RPA può verificare automaticamente l’accuratezza dei contratti e la completezza. Può controllare la coerenza dei dati, la conformità con le politiche aziendali e i requisiti legali, e identificare eventuali discrepanze o omissioni.
Perché l’RPA può spaventare le PMI?
Quando si implementa l’RPA, è inevitabile che sorgano preoccupazioni, soprattutto riguardo all’impatto sui lavoratori e alla sicurezza dei dati.
Uno dei timori principali è che l’RPA possa sostituire il lavoro umano, causando perdite di posti di lavoro. È importante sottolineare che l’obiettivo dell’RPA non è la sostituzione, ma il potenziamento dei lavoratori. Automatizzando i compiti ripetitivi e a basso valore, i dipendenti possono concentrarsi su attività più strategiche e creative, aumentando il loro valore e soddisfazione nel lavoro. La comunicazione chiara e la formazione sono essenziali per aiutare il personale a comprendere e adattarsi al cambiamento.
L’RPA può accedere e manipolare una grande quantità di dati sensibili, e questa può essere una seconda preoccupazione. È fondamentale assicurare che i bot siano programmati con protocolli di sicurezza robusti e che l’accesso ai dati sia rigorosamente controllato. La conformità alle normative sulla privacy e la sicurezza dei dati deve essere una priorità in ogni fase del processo di automazione.
Come superare gli ostacoli tecnologici e organizzativi
L’implementazione dell’RPA porta anche sfide tecnologiche e organizzative.
La scelta del software giusto e la sua integrazione nei sistemi esistenti possono presentare sfide tecniche. È cruciale assicurarsi che l’RPA sia compatibile con le infrastrutture IT correnti e che sia scalabile in base alle esigenze future. Inoltre, una manutenzione regolare e un aggiornamento dei bot sono necessari per garantire che continuino a funzionare efficacemente.
L’RPA richiede anche un cambiamento nella cultura aziendale e nei processi organizzativi. La resistenza al cambiamento è naturale in ogni organizzazione e superarla richiede una leadership forte e una comunicazione efficace. È importante stabilire una governance chiara per l’RPA, definendo responsabilità, linee guida operative e metriche di successo.
Come mantenere l’RPA al passo con la crescita dell’azienda
Per le PMI, l’RPA non è solo uno strumento per l’efficienza immediata, ma anche un investimento sul futuro. Man mano che l’azienda cresce, i processi si evolvono e le esigenze cambiano, l’RPA deve essere in grado di adattarsi e scalare di conseguenza.
Ciò implica una valutazione e un aggiornamento costanti delle soluzioni RPA per assicurarsi che rimangano in linea con gli obiettivi aziendali a lungo termine.
- Valutazione continua dei processi: periodicamente, è importante rivedere i processi automatizzati per assicurarsi che continuino a fornire valore e per identificare nuove opportunità di automazione.
- Formazione e sviluppo del personale: investire nella formazione continua del personale è cruciale. Man mano che la tecnologia RPA evolve, anche le competenze dei dipendenti devono essere aggiornate.
- Flessibilità e scalabilità: scegliere soluzioni RPA che siano flessibili e scalabili è fondamentale. Man mano che l’azienda cresce, la tecnologia dovrebbe essere in grado di gestire un carico di lavoro maggiore e adattarsi a nuovi processi.
Previsioni sul futuro dell’RPA e delle sue evoluzioni (secondo oobrain)
Guardando al futuro, l’RPA è destinata a diventare sempre più sofisticata e integrata con altre tecnologie emergenti come l’intelligenza artificiale (AI) e il machine learning (ML).
Questa convergenza potrebbe portare a nuove forme di automazione intelligente, capaci non solo di eseguire compiti ripetitivi, ma anche di prendere decisioni basate su analisi complesse e apprendimento continuo. Alcuni esempi?
- L’RPA potrebbe evolversi per includere capacità di apprendimento automatico e di intelligenza artificiale, consentendo ai robot di adattarsi meglio ai cambiamenti e di gestire compiti più complessi.
- Con l’evoluzione della tecnologia, l’RPA potrebbe essere utilizzata per processi sempre più strategici, influenzando decisioni aziendali a livello superiore.
- Il futuro dell’RPA potrebbe portare a un ciclo continuo di ottimizzazione, dove i sistemi sono costantemente migliorati e adattati per massimizzare l’efficienza e l’efficacia.
Per le PMI, pianificare per il futuro con l’RPA significa non solo adattarsi alle tecnologie emergenti, ma anche essere proattivi nel ridefinire i processi aziendali e nell’investire nello sviluppo delle competenze dei dipendenti.
Questo assicurerà che l’impresa rimanga competitiva e pronta ad abbracciare le opportunità che le nuove tecnologie porteranno.
Cosa fare, quindi?
Il passo successivo è per voi, CEO e leader aziendali, per valutare come l’RPA possa integrarsi nella vostra strategia aziendale e contribuire al raggiungimento dei vostri obiettivi.
Considerate quali processi all’interno della vostra azienda potrebbero beneficiare maggiormente dell’automazione. Pensate a come l’RPA potrebbe migliorare non solo l’efficienza operativa, ma anche la soddisfazione dei clienti e dei dipendenti. Poi, considerate la collaborazione tra i vari reparti come passo fondamentale per un’implementazione di successo. Assicuratevi che tutti siano informati e coinvolti nel processo.
Per aiutarvi a iniziare, vi offriamo la possibilità di una consulenza gratuita. Durante la consulenza, potrete discutere le specificità della vostra azienda e comprendere meglio come l’RPA possa adattarsi alle vostre esigenze. Riceverete consigli su come iniziare con l’RPA, inclusa la selezione dei processi e la stima dei potenziali ritorni sull’investimento.
Invitiamo tutti i CEO e i responsabili delle PMI a cogliere questa opportunità: contattaci per organizzare la vostra consulenza gratuita. Siamo qui per aiutarvi a fare il prossimo grande passo verso il futuro dell’automazione aziendale.
Pubblicato nella categoria Strategia, il 17 Gennaio 2024.